Case: Update from the Chair

Opdrachtgever

Element NL – brancheorganisatie voor producenten van aardgas in Nederland

Uitdaging

De CEO’s van de lidbedrijven en de voorzitters van de commissies wilden beter op de hoogte blijven van wat er binnen de vereniging speelde: beleidsontwikkelingen, lobbytrajecten en de visie van het bestuur. De bestaande WhatsApp-groep bleek ongeschikt voor de hoeveelheid en complexiteit van informatie. De behoefte: een betrouwbaar, persoonlijk en overzichtelijk kanaal dat richting geeft en de afstand tussen bestuur en leden verkleint.

Aanpak

Ik ontwikkelde en produceerde de interne nieuwsbrief Update from the Chair (daarvoor: Director):

• Concept & structuur: wekelijkse nieuwsbrief met een persoonlijke inleiding van de voorzitter, gevolgd door geprioriteerde updates over beleid, public affairs en strategische thema’s, afgesloten met een agenda.

• Input & redactieproces:

  
  

  • Onderwerpen afgestemd met het communicatieteam.

  • Inhoud opgehaald bij relevante experts binnen de vereniging (PA, commissies, beleid).

  • Teksten geschreven in de juiste toon: bestuurlijk maar toegankelijk.

  • Conceptversie afgestemd met hoofd Public Affairs, directeur en voorzitter.

  
  

• Optimalisatie & distributie:

  
  

  • Heldere, scanbare A4-lay-out met subtitels, samenvattingen en links naar verdieping.

  • Verspreid via e-mail, met monitoring van open- en klikratio’s.

  • Verzendmoment getest en geoptimaliseerd wat de open rate verhoogde.

  
  

• Analyse & doorontwikkeling: resultaten systematisch gevolgd; onderwerpen en toon bijgesteld op basis van engagementdata.

Resultaat

• Update from the Chair groeide uit tot hét interne communicatiekanaal tussen bestuur en leden.

• Gemiddeld 65% open rate onder alle ontvangers én onder CEO’s, ruim boven de benchmark van 45–50% voor interne nieuwsbrieven op directieniveau.

• Gemiddeld 20% click rate naar verdiepende bronnen (rapporten, blogs, beleidsstukken), tegenover een gemiddelde benchmark van 5–10%.

• Duidelijke toename in betrokkenheid en respons: leden verwezen actief naar onderwerpen uit de nieuwsbrief in vergaderingen en commissies.

• Beter begrip bij leden van de koers, visie en prioriteiten van Element NL.

• Format structureel ingebed in de interne communicatiestrategie van de vereniging.

Mijn rol

• Conceptontwikkeling: opzetten en positioneren van de nieuwsbrief als strategisch communicatiekanaal.

• Redactionele leiding: onderwerpselectie, schrijven, redactie en eindredactie.

• Stakeholdercoördinatie: afstemming met voorzitter, directeur, hoofd PA en experts binnen de vereniging.

• Data-analyse & optimalisatie: meten, rapporteren en verbeteren op basis van statistieken en gedrag van lezers.

Waarom dit relevant is

Met Update from the Chair liet ik zien hoe je bestuurlijke communicatie kunt vertalen naar een consistent, persoonlijk en effectief format — waarmee topbestuurders beter geïnformeerd én actiever betrokken raken bij beleid en strategie, ondersteund door meetbaar resultaat.